Evaluasi Sistem Berdasarkan Uji Kelayakan 

Seperti pada bahasan mengenai pengertian tahapan analisis sistem, tahapan kedua bisa menggunakan uji kelayakan penentu prioritas dengan kata lain sistem usulan setidaknya harus memenuhi kriteria uji kelayakan. Studi kasus untuk evaluasi sistem menggunakan sistem pelayanan kafe, kemudian di kaji kembali pengujian kelayakan dari segi teknis, ekonomis, legal dan operasionalnya.

Kelayakan Teknis

Beberapa pertanyaan terkait teknis yang bisa diajukan untuk mengetahui layak atau tidaknya sebuah usulan sistem usulan yaitu dengan 4 (empat) pertanyaan berikut:

• Bagaimana ketersediaan teknologi yang dibutuhkan?
  • Fasilitas teknologi yang dibutuhkan oleh sistem baru berupa perangkat komputer, jaringan internet, dan server. Tetapi, kafe belum menyediakan teknologi yang dibutuhkan tersebut.
• Apakah diperlukan integrasi antara sistem lama dengan sistem baru?
  • Sistem pelayanan kafe yang lama meliputi proses pemesanan, pembayaran, dan pelaporan masih berjalan secara manual, sedangkan sistem pelayan kafe yang baru berupa sistem yang sudah terkomputerisasi. Sistem baru ini meliputi proses pemesanan, pembayaran dan pelaporan. Dimana antara sistem lama dan sistem baru tidak ada hal yang berintegrasi.
• Apakah sistem yang ada dikonversikan ke sistem yang akan dikembangkan?
  • Sistem yang lama berupa sistem manual akan dikonversi ke bentuk sistem yang sudah terkomputerisasi. Pada dasarnya sistem lama dan sistem baru memiliki mekanisme yang sama, hanya berbeda dalam teknik dokumentasinya.
• Adakah ketersediaan tim ahli dalam menguasai sistem yang baru?
  • Tim yang menguasai cara operasional sistem yang baru dan tim pemeliharaan sistem belum tersedia di Bells Cafe. Oleh karena itu, para pegawai membutuhkan bimbingan tentang cara operasional sistem yang baru sehingga dapat berjalan sebagaimana mestinya dan berfungsi dengan baik.

Kelayakan Ekonomis

Kelayakan ekonomis bisa dimanfaatkan untuk menganlisis biaya dan manfaat yang digunakan dalam menentukan proyek yang dikerjakan. Perhitungan bisa dimulai dari 2 (dua) aliran kas yaitu cash outflow, cash inflow. Beberapa perhitungan yang bisa digunakan yaitu sebagai berikut:

• Payback Period
  • Metode untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi (balik modal) dalam pembuatan aplikasi sesuai dengan dana yang telah dikeluarkan
• Return on Investment (ROI) 
  • Metode pengembalian investasi yang digunakan untuk mengukur persentase manfaat yang dihasilkan proyek dibandingkan biaya yang dikeluarkan.
• Net Present Value (NPV)
  • NPV dinyatakan sebagai angka positif atau negatif yang memperhitungkan semua arus kas masa depan dan mendiskon arus kas tersebut menggunakan rate of return tertentu
• Internal Rate of Return (IRR)
  • Internal rate of return adalah suatu tingkat pengembalian tahunan yang akan selalu diharapkan dalam suatu investasi. IRR adalah tingkat pengembalian yang harus digunakan agar NPV menjadi nol.

Kelayakan Legalitas

Pelaksanaan pengembangan sistem untuk memenuhi kewajiban secara legal dan sah secara hukum. Sehingga istem pengembangan kafe yang akan dibuat merupakan sistem pemesanan dan pembayaran yang terkomputerisasi secara otomatis, dimana sesuai dengan kewajiban pada kafe umumnya dalam pelayanan untuk para pelanggan. Jika harus dikenakan pajak kemudian hari akan disesuaikan pada sistem baru. Kewajiban yang dibebani pada sistem untuk membantu peningkatan performa kafe dalam pelayanan.

Kelayakan Operasional

Kelayakan operasioanl akan berkaitan dengan prosedural dan kemampuan pegawai dalam pelayanan yang diantaranya:

• Kemampuan dari pengguna sistem
  • Pengguna sistem yang merupakan user akan ada seorang teknisi sistem yang melakukan format tanya jawab kepada user selama konsultasi berlangsung. User hanya menjawab berdasarkan permasalahan yang ditimbulkan oleh sistem kafe tersebut . Jadi user tidak akan mengalami kesulitan dalam mengoperasikan untuk melakukan konsultasi pada sistem nantinya.
• Kemampuan sistem 
  • Untuk menghasilkan informasi seorang teknisi sistem akan memberikan informasi berupa laporan dari proses konsultasi yang telah dilakukan. Dalam hasil laporan yang diberikan sistem kafe , terdapat penjelasan mengenai kemungkinan masalah  yang akan terjadi dan penyebab-penyebabnya pada sistem tersebut.
• Kemampuan pengendalian sistem 
  • Sistem kafe ini mengadopsi kemampuan atau pengetahuan seorang teknisi sistem secara langsung,sehingga seorang  teknisi ini memiliki kemampuan dalam  pengendalian sistem kafe untuk menjamin kebenaran pengetahuan dan hasil laporan yang dihasilkan.
• Efisiensi sistem
  • Sistem kafe ini dibangun dengan memanfaatkan sumber-sumber daya secara optimal, yaitu stakeholder IT dan ketersediaan teknologi yang ada sesuai dengan kebutuhan sistem dan kemampuan peneliti

Read More About:

• Tahapan-Tahapan Analisis Sistem
• Tahap Analisis Sistem: Identifikasi Masalah (Case Study Based)
• Tahap Analisis Sistem: Identifikasi Solusi Berdasarkan Permasalahan (Case Study Based)
• Tahap Analisis Sistem: Dokumentasi Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional (Case Study Based)