Tahap Identifikasi Masalah 

Tahapan ini menjadi fase analisis sistem yang paling awal untuk memberikan gambaran mengenai sistem berjalan dan harapan pengguna. Gambaran sistem bisa dirangkum dalam bentuk uraian atau flowchart (diagram alir) untuk mempermudah membaca alurnya. Media kali ini akan mencontohkan studi kasus dengan pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Kafe:

Deskripsi Kasus Sistem Informasi Pelayanan Kafe

• Bells Cafe merupakan sebuah kafe yang terletak di Jl. Ronggowarsito No. 01, Indonesia. Usaha ini bergerak di bidang kuliner yang didirikan pada tahun 2017. Berdirinya kafe ini dilatarbelakangi oleh ide sang pemilik yang ingin membuat tempat bernuansa Bali, baik dari menu makanan dan minuman juga bernuansa Bali yang hits dikalangan muda. Operasional didukung oleh beberapa pihak yaitu tim pelayan, tim dapur, kasir dan tentu ada pelanggan yang akan melakukan pemesanan. Serta stakeholder lain seperti manajer operasional dan owner kafe. Beberapa pihak memiliki perannya masing-masing.
• Operasional kafe masih melakukan pelayanan secara manual, seperti proses pencatatan pemesanan sampai pembayaran yang masih manual tanpa bantuan komputer. Penggunaan sistem manual dirasa sudah tidak mumpuni dalam melayani para pelanggan, karena seringkali menimbulkan kesalahpahaman antara pelanggan dan pelayan terkait dengan pemesanan. Selain itu, sistem manual tersebut juga menyebabkan tidak akuratnya hasil laporan rekapitulasi. Oleh karena itu, Bells Cafe ingin mengganti sistem yang lama menjadi sistem baru. Sistem baru yang diharapkan adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi sehingga dapat memudahkan serangkaian kegiatan operasional dapat tercatat otomatis di dalam sistem tersebut. 
• Penggunaan sistem baru dalam operasional Bells Cafe diharapkan mampu meningkatkan jumlah keuntungan yang didapatkan setiap bulannya dan juga bisa meningkatkan jumlah pelanggan. Bells Cafe menargetkan keuntungan setiap bulan sebesar Rp6.000.000 dan jumlah pelanggan dapat meningkat sebanyak 10% setiap bulan . Untuk membuat sistem tersebut, pihak Bells Cafe menginvestasi dana sebesar Rp85.000.000 dan ditargetkan jumlah investasi tersebut akan kembali dalam kurun waktu maksimal 3 tahun.

Berdasarkan deskripsi kasus tersebut bisa juga melakukan penggambaran flowchart sistem berjalan.

 Alur Keseluruhan Sistem Lama

Gambar 1. Alur Keseluruhan Sistem Berjalan

Penjelasan pada Gambar 1 menggambarkan alur kegiatan kafe lama yang masih dilakukan secara manual. Pelanggan masuk ke dalam cafe kemudian pelayan akan mencatat pesanan dari pelanggan. Daftar pesanan akan diteruskan ke bagian dapur dan kasir. Bagian dapur akan menyiapkan makanan yang dipesan, setelah makanan siap akan diantar oleh pelayan ke meja pelanggan. Apabila pelanggan sudah selesai, kasir akan memberikan tagihan pembayaran untuk dibayarkan. Bagian dapur akan membuat laporan pengeluaran belanja bahan dan akan diberikan kepada manajer operasional. Sedangkan bagian kasir akan memberikan laporan pemasukan kepada manajer operasional. Setelah itu, manajer akan mengolah data yang diterima menjadi laporan pemasukan dan pengeluaran. Laporan ini akan diberikan kepada owner untuk selanjutnya dilakukan pengarsipan. 

Alur Pemesanan Menu oleh Pelanggan 

Gambar 2. Alur Pemesanan Menu Sistem Berjalan

Alur pada Gambar 2 menjelaskan tentang alur pemesanan makanan dan minuman. alur kegiatan diatas masih dilakukan secara manual. pelanggan masuk kafe dan pelayan menunjukan meja kosong lalu memberikan buku daftar menu yang ada. pelanggan memanggil pelayan untuk memesan makanan dan pelayanan mencatat pesanan. pelayan menanyakan pesanan kepada staf dapur untuk membuat pesanan. setelah dibuat pesanan akan diantar oleh pelayan ke meja pelanggan.

Alur Pembayaran Menu oleh Pelanggan 

Gambar 3. Alur Pembayaran Kafe pada Sistem Berjalan

Gambar 3 menggambarkan alur pembayaran. Pelanggan pergi ke kasir, kemudian menerima tagihan pembayaran yang sebelumya sudah diolah oleh kasir. Pelanggan akan memberikan muang sesuai besar tagihannya dan kasir akan menerima uang tersebut.

Alur Rekapitulasi Laporan

Gambar 4 Alur Rekapitulasi Laporan Transaksi Kafe Sistem Berjalan

Gambar 4 menjelaskan pembuatan laporan penjualan dan pembelian pada kafe. Dapur membuat data daftar keperluan dan stok bahan kemudian diserahkan ke manajer operasional. Sedangkan kasir akan membuat bill tagihan lalu memberikannya ke manajer operasional. Berdasarkan data yang diberikan oleh dapur dan kasir tersebut, manajer operasional membuat laporan pemasukan dan pengeluaran yang akan diberikan ke owner dan ditandatangani.

Read More About:

• Tahapan-Tahapan Analisis Sistem
• Tahap Analisis Sistem: Evaluasi Sistem Berdasarkan Uji Kelayakan (Case Study Based)
• Tahap Analisis Sistem: Identifikasi Solusi Berdasarkan Permasalahan (Case Study Based)
• Tahap Analisis Sistem: Dokumentasi Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional (Case Study Based)